Dalam bisnis impor, masalah barang tidak sesuai pesanan merupakan salah satu risiko yang harus diperhitungkan sejak awal.
Importir bisa saja mengalami kondisi seperti:
- produk berbeda dengan pesanan;
- barang mengalami kerusakan;
- jumlah barang kurang;
- spesifikasi tidak sesuai;
- kualitas tidak seperti yang diharapkan.
Ketika hal tersebut terjadi, solusi yang sering muncul adalah mengembalikan barang kepada seller China.
Namun, banyak importir pemula menganggap proses retur barang China sama seperti mengembalikan barang di marketplace Indonesia.
Padahal, retur internasional memiliki proses yang jauh lebih kompleks.
Jarak antarnegara, biaya logistik, prosedur pengiriman, dan komunikasi dengan seller membuat proses retur membutuhkan perhitungan yang matang.
Perbedaan Retur Barang China dan Retur Barang Lokal
Ketika membeli produk dalam negeri, proses pengembalian biasanya cukup sederhana.
Contohnya:
- menghubungi penjual;
- mendapatkan alamat retur;
- mengirim barang;
- menunggu refund.
Namun pada transaksi internasional, prosesnya melibatkan lebih banyak pihak.
Retur barang China dapat melibatkan:
- seller China;
- ekspedisi lokal China;
- gudang China;
- jasa pembayaran;
- forwarder;
- sistem marketplace;
- proses pengembalian dana.
Setiap tahap memiliki kemungkinan kendala.
Karena itu, keputusan retur tidak boleh dilakukan hanya berdasarkan emosi ketika menerima barang yang bermasalah.
Kenapa Biaya Retur Barang China Bisa Mahal?
Ada beberapa alasan mengapa pengembalian barang ke China membutuhkan biaya besar.
1. Jarak Pengiriman Internasional
Barang yang sudah berada di Indonesia harus melakukan perjalanan kembali menuju China.
Biaya pengiriman balik dapat dipengaruhi oleh:
- berat barang;
- volume barang;
- jenis produk;
- jalur pengiriman;
- lokasi seller;
- metode pengiriman yang digunakan.
Untuk barang kecil sekalipun, ongkir internasional dapat lebih mahal dibanding nilai produknya.
2. Tidak Semua Seller Menanggung Ongkir Balik
Salah satu kesalahpahaman importir adalah menganggap seller otomatis membayar biaya retur.
Padahal, hal tersebut tergantung pada:
- kebijakan seller;
- aturan marketplace;
- penyebab masalah;
- hasil negosiasi.
Ada kondisi dimana seller mengakui kesalahan, tetapi hanya menawarkan:
- refund sebagian;
- pengiriman pengganti;
- potongan harga;
- kompensasi order berikutnya.
Karena itu, sebelum mengirim barang kembali, pastikan siapa yang bertanggung jawab atas biaya retur.
3. Barang Harus Dikirim ke Alamat yang Tepat
Dalam retur internasional, alamat pengembalian harus benar-benar dipastikan.
Kesalahan kecil seperti:
- nomor gudang salah;
- nama penerima salah;
- lokasi seller berbeda;
- tidak ada kontak penerima;
dapat menyebabkan barang:
- tertahan;
- kembali ke pengirim;
- tidak diterima seller.
Sebelum mengirim, minta konfirmasi:
- nama penerima;
- alamat lengkap;
- nomor telepon;
- instruksi pengiriman.
Risiko Retur Barang Setelah Sampai Indonesia
Semakin jauh proses barang berjalan, semakin besar risiko dan biaya yang muncul.
Contoh:
Barang dari China sudah:
- diterima gudang;
- dikirim ke Indonesia;
- melewati proses pengiriman.
Kemudian ditemukan masalah.
Untuk melakukan retur, importir mungkin harus membayar:
- biaya kirim Indonesia ke China;
- biaya administrasi;
- biaya packing ulang;
- biaya penanganan barang.
Dalam kondisi tertentu, biaya tersebut bisa melebihi harga barang.
Mengapa Banyak Importir Memilih Tidak Retur?
Bukan karena importir tidak ingin menyelesaikan masalah, tetapi karena harus mempertimbangkan efisiensi bisnis.
Misalnya:
Nilai barang bermasalah:
Rp300.000
Biaya retur:
Rp800.000
Jika dilakukan retur, importir justru kehilangan lebih banyak uang.
Karena itu, banyak importir memilih alternatif lain seperti:
- meminta refund sebagian;
- menjual barang dengan harga diskon;
- meminta penggantian pada order berikutnya;
- menggunakan barang sebagai stok alternatif.
Refund Sebagian Sering Menjadi Solusi Lebih Efisien
Dalam perdagangan internasional, penyelesaian masalah tidak selalu harus berupa pengembalian barang.
Contoh:
Importir memesan:
100 pcs tas warna hitam.
Namun menerima:
100 pcs tas warna abu-abu.
Jika barang masih memiliki nilai jual, solusi yang mungkin:
- seller memberikan diskon;
- seller mengembalikan sebagian dana;
- seller memberikan potongan pada pembelian berikutnya.
Dibandingkan mengirim 100 pcs kembali, solusi tersebut dapat lebih menghemat biaya.
Pentingnya Memahami Kebijakan Seller Sebelum Membeli
Sebelum melakukan transaksi besar, importir sebaiknya memahami:
- apakah seller menerima retur;
- berapa lama batas komplain;
- siapa yang membayar ongkir;
- bagaimana proses refund;
- apakah ada syarat tertentu.
Jangan menunggu masalah terjadi baru mencari tahu aturan retur.
Informasi tersebut sebaiknya dipahami sejak sebelum pembayaran.
Cara Mengurangi Risiko Harus Retur
Retur dapat diminimalkan dengan persiapan yang baik.
1. Jangan Langsung Order Besar
Untuk supplier baru, lakukan pengujian terlebih dahulu.
Mulai dari:
- sample;
- jumlah kecil;
- satu varian.
Tujuannya untuk mengetahui kualitas sebenarnya.
2. Minta Foto Produk Aktual
Foto katalog belum tentu sama dengan barang yang akan diterima.
Minta:
- foto barang asli;
- video produk;
- foto packing;
- konfirmasi jumlah.
3. Gunakan Packing yang Sesuai
Barang rusak tidak selalu disebabkan kualitas produk.
Kerusakan dapat terjadi karena:
- packing kurang kuat;
- perlindungan tidak cukup;
- barang bercampur dengan produk berat.
Diskusikan kebutuhan packing sebelum pengiriman.
4. Gunakan Pemeriksaan Gudang China
Untuk order dalam jumlah besar, pengecekan sebelum dikirim ke Indonesia dapat membantu menemukan masalah lebih awal.
Pengecekan dapat meliputi:
- jumlah barang;
- kondisi fisik;
- kesesuaian produk;
- dokumentasi foto.
Menemukan masalah sebelum barang dikirim jauh lebih mudah dibanding melakukan retur setelah sampai Indonesia.
Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Retur Internasional
Beberapa kesalahan importir:
- menganggap retur sama seperti marketplace lokal;
- tidak menghitung biaya pengiriman balik;
- mengirim barang tanpa persetujuan seller;
- tidak memastikan alamat retur;
- tidak menyimpan bukti masalah;
- tidak membandingkan biaya retur dengan nilai barang;
- langsung menyalahkan seller tanpa negosiasi.
Kesalahan tersebut dapat membuat penyelesaian masalah menjadi lebih lama.
Kesimpulan
Retur barang ke seller China memiliki proses yang berbeda dengan retur barang lokal.
Perbedaan negara, biaya pengiriman, prosedur logistik, dan komunikasi membuat retur internasional membutuhkan pertimbangan lebih matang.
Sebelum mengirim barang kembali, importir perlu menghitung:
- nilai barang;
- biaya retur;
- waktu proses;
- kemungkinan refund;
- alternatif penyelesaian.
Dalam bisnis impor, solusi terbaik bukan selalu mengembalikan barang, tetapi memilih langkah yang paling efisien untuk menjaga keuntungan bisnis.
